Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Robicue (handelend onder de naam “Robic”).

Laatst bijgewerkt: 10 juli 2026

Artikel 1. Definities

Opdrachtnemer: Robicue, met ondernemingsnummer BE 0777.321.178, gevestigd te Boekendries 28, 9660 Brakel, handelend onder de naam “Robic”.
Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Opdrachtnemer.
Consument: iedere natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden die buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit vallen.
Professionele Opdrachtgever: elke Opdrachtgever die geen Consument is.
Diensten: alle werkzaamheden rond administratie-automatisering, softwareontwikkeling, consultancy, implementatie, hosting, onderhoud en ondersteuning.
Offerte: het schriftelijke aanbod van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever.
Overeenkomst: de tussen partijen gesloten afspraak, inclusief de offerte en deze voorwaarden.
Scope: de overeengekomen omvang van de opdracht, zoals vastgelegd in de offerte en/of een bijhorend requirements- of scopedocument.
Meerwerk: alle werkzaamheden die buiten de overeengekomen Scope vallen.
Terugkerende diensten: hosting, onderhoud, serverbeheer en andere periodiek gefactureerde diensten.
Schriftelijk: per brief of per e-mail.

Artikel 2. Toepasselijkheid en rangorde

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, contracten en overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Eventuele eigen voorwaarden van de Opdrachtgever zijn uitgesloten, tenzij Opdrachtnemer ze schriftelijk uitdrukkelijk heeft aanvaard.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.
Onder "deze voorwaarden" wordt voor elke opdracht verstaan: de versie die is gevoegd bij of waarnaar wordt verwezen in het laatst door de Opdrachtgever aanvaarde of ondertekende document (offerte, contract of factuur) voor de betrokken opdracht, overeenkomstig Artikel 20. Zijn er meerdere versies, dan geldt steeds de meest recent aanvaarde versie.
Bij inhoudelijke tegenstrijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde, in dalende volgorde van voorrang:
a. de door de Opdrachtgever aanvaarde of ondertekende offerte of het contract voor de betrokken opdracht;
b. deze algemene voorwaarden, in de overeenkomstig punt 3 toepasselijke versie;
c. overige documenten en bijlagen.

Artikel 3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
De overeenkomst komt tot stand zodra de Opdrachtgever de offerte aanvaardt. Aanvaarding kan blijken uit ondertekening, uit een schriftelijk of mondeling akkoord, of uit elke handeling waaruit instemming blijkt, waaronder de gehele of gedeeltelijke betaling van een op de offerte gebaseerde factuur of voorschot. De betaling van een factuur die naar de offerte verwijst, geldt als aanvaarding van die offerte en van de daarbij horende versie van deze voorwaarden, ook zonder ondertekening. Deze voorwaarden worden bij de offerte gevoegd of erin vermeld en zijn vóór aanvaarding raadpleegbaar.
De toepasselijke versie is uitsluitend de versie die door Opdrachtnemer is opgesteld en uitgegeven, en die door Opdrachtnemer bij het betrokken document is gevoegd of erin is vermeld. Deze versie kan door Opdrachtnemer worden geïdentificeerd op elke wijze die haar herkenbaar maakt, waaronder een datum, een aanduiding 'laatst bijgewerkt' of een versienummer. Een door de Opdrachtgever aangebrachte of gewijzigde versie geldt nooit, tenzij Opdrachtnemer die uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Kennelijke vergissingen of schrijffouten in een offerte binden Opdrachtnemer niet.
Een samengestelde prijsopgave verplicht Opdrachtnemer niet tot het uitvoeren van een gedeelte van de opdracht tegen een evenredig deel van de prijs.

Artikel 4. Uitvoering van de opdracht en medewerking van de Opdrachtgever

Opdrachtnemer voert de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uit. De verbintenissen van Opdrachtnemer zijn inspanningsverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is overeengekomen.
Opdrachtgever zorgt tijdig voor alle benodigde informatie, toegangen, testgegevens en medewerking. Hij staat in voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens.
Genoemde termijnen zijn indicatief, tenzij expliciet anders overeengekomen. Vertraging of onvolledige medewerking aan de zijde van de Opdrachtgever verschuift de planning en kan bijkomende kosten meebrengen.
Opdrachtnemer mag voor de uitvoering een beroep doen op derden of onderaannemers.

Artikel 5. Scope, revisies en meerwerk

De Scope wordt vastgelegd in de offerte en, indien van toepassing, in een bijhorend requirements- of scopedocument dat door beide partijen wordt goedgekeurd.
Correcties om het opgeleverde aan de overeengekomen Scope te laten voldoen, zijn inbegrepen.
Tenzij anders bepaald, is per opleveringscyclus één revisieronde inbegrepen, waarbij de opmerkingen van de Opdrachtgever gebundeld in één doorloop worden verwerkt.
Wijzigingen of aanvullingen die buiten de Scope vallen, gelden als Meerwerk. Meerwerk wordt afzonderlijk ingepland en aangerekend aan het geldende uurtarief, en wordt pas uitgevoerd na schriftelijke bevestiging door de Opdrachtgever.

Artikel 6. Oplevering, aanvaarding en garantie

Oplevering vindt plaats wanneer Opdrachtnemer het resultaat ter beschikking stelt of in gebruik geeft.
De Opdrachtgever beschikt over 14 kalenderdagen na oplevering om eventuele gebreken schriftelijk en gemotiveerd te melden. Bij gebrek aan tijdig protest wordt de oplevering geacht te zijn aanvaard. Ingebruikname van het resultaat voor productiedoeleinden geldt eveneens als aanvaarding, behoudens voor gebreken die tijdens de meldingstermijn tijdig werden gemeld.
Gebreken die afwijken van de overeengekomen Scope en binnen 30 dagen na oplevering schriftelijk worden gemeld, worden kosteloos hersteld.
Opdrachtnemer garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. Uitgesloten van garantie zijn onder meer gebreken die voortvloeien uit wijzigingen door de Opdrachtgever of derden, onoordeelkundig gebruik, externe oorzaken of een gewijzigde technische omgeving.

Artikel 7. Tarieven, facturatie en betaling

Alle prijzen zijn exclusief BTW (21%), tenzij anders vermeld.
Facturatie gebeurt per project, per cyclus, per periode of maandelijks, afhankelijk van de overeenkomst. Terugkerende diensten worden vooraf gefactureerd (bijvoorbeeld jaarlijks).
De betalingstermijn is 30 dagen na factuurdatum.
Elk protest tegen een factuur dient binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd te gebeuren.
Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd gelijk aan de wettelijke intrestvoet inzake handelstransacties, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag (met een minimum van €50). Opdrachtnemer mag in dat geval de uitvoering van lopende diensten opschorten. Deze regeling is wederkerig: is Opdrachtnemer een bedrag aan de Opdrachtgever verschuldigd en betaalt hij dit niet tijdig terug, dan heeft de Opdrachtgever onder dezelfde voorwaarden recht op een gelijkwaardige intrest en forfaitaire vergoeding.
Opdrachtnemer kan de tarieven voor Terugkerende diensten jaarlijks aanpassen aan de evolutie van de kosten en de index der consumptieprijzen. Een aanpassing wordt ten minste 60 dagen vóór de ingangsdatum schriftelijk meegedeeld. De Opdrachtgever die niet akkoord gaat, kan de betrokken dienst kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum; bij gebreke aan opzegging wordt hij geacht de aanpassing te aanvaarden.

Artikel 8. Hosting, onderhoud en serverbeheer

Indien overeengekomen, omvat het serverbeheer onder meer hosting, periodieke back-ups, beveiligingsupdates, het draaiende houden van de toepassing en kleine ingrepen op afstand.
Niet inbegrepen zijn nieuwe functies of modules (deze gelden als Meerwerk) en het opschalen van de servercapaciteit bij intensief gebruik (waarvoor bijkomende serverkosten kunnen gelden).
Het serverbeheer wordt uitgevoerd via externe providers (onder meer DigitalOcean). De beschikbaarheid van deze infrastructuur wordt niet gegarandeerd; er geldt geen service level agreement tenzij dit afzonderlijk schriftelijk is overeengekomen.
Back-ups worden naar best vermogen uitgevoerd. De Opdrachtgever blijft eindverantwoordelijk voor het bewaren van zijn eigen gegevens (zie Artikel 13).
Terugkerende diensten worden stilzwijgend verlengd en zijn opzegbaar met een opzegtermijn van 30 dagen tegen het einde van de lopende periode. Opdrachtnemer mag de dienst opschorten of stopzetten bij wanbetaling.
Bij beëindiging stelt Opdrachtnemer op verzoek de gegevens van de Opdrachtgever binnen een redelijke termijn ter beschikking (export), waarna deze van de server kunnen worden verwijderd.

Artikel 9. Diensten en software van derden

Integraties, componenten, open-source-software en externe diensten die in de oplossing worden gebruikt, vallen onder hun eigen voorwaarden en licenties. De Opdrachtgever verbindt zich ertoe deze na te leven.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor wijzigingen, storingen, prijswijzigingen of stopzetting van diensten van derden.

Artikel 10. Intellectuele eigendom

Alle door Opdrachtnemer ontwikkelde materialen (broncode, documentatie, scripts, configuraties) blijven eigendom van Opdrachtnemer tot de volledige betaling.
Na volledige betaling verkrijgt de Opdrachtgever een gebruiksrecht voor intern gebruik, tenzij de offerte een ruimer recht of een eigendomsoverdracht bepaalt.
De broncode en het maatwerk worden enkel in eigendom overgedragen indien dit uitdrukkelijk in de offerte is opgenomen.
Ook in geval van een eigendomsoverdracht behoudt Opdrachtnemer een niet-exclusief en onbeperkt recht om de onderliggende, generieke componenten, frameworks, herbruikbare bouwstenen en opgedane knowhow te blijven gebruiken, hergebruiken en verder te ontwikkelen.
Componenten van derden en open-source-software blijven onderworpen aan hun eigen licenties en worden niet mee overgedragen.
Opdrachtnemer mag de opdracht in algemene bewoordingen als referentie vermelden, met respect voor de vertrouwelijkheid (Artikel 12).

Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens (AVG)

Voor zover Opdrachtnemer in het kader van de Diensten persoonsgegevens verwerkt, doet hij dit als verwerker; de Opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke.
Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Opdrachtgever en voor de uitvoering van de overeenkomst.
Opdrachtnemer neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen.
Voor elke verwerking van persoonsgegevens die Opdrachtnemer in opdracht van de Opdrachtgever uitvoert, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Zolang geen afzonderlijke verwerkersovereenkomst is gesloten, gelden minstens de volgende afspraken: Opdrachtnemer verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Opdrachtgever, waarborgt de vertrouwelijkheid, neemt passende beveiligingsmaatregelen (artikel 32 AVG), schakelt enkel subverwerkers in mits algemene toestemming en kennisgeving van wijzigingen, staat de Opdrachtgever redelijkerwijs bij inzake verzoeken van betrokkenen, datalekken en effectbeoordelingen, en wist of bezorgt de gegevens na afloop terug, behoudens wettelijke bewaarplicht.
De Opdrachtgever staat in voor een geldige rechtsgrond en voor de informatieplicht ten aanzien van de betrokkenen.
Een afzonderlijke verwerkersovereenkomst heeft voor haar onderwerp voorrang op dit artikel.

Artikel 12. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie met zorg en maken deze niet openbaar aan derden, behoudens wettelijke verplichting.
Deze verplichting geldt niet voor informatie die reeds publiek bekend is, en blijft van kracht na beëindiging van de overeenkomst.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst of verlies van data, behoudens in geval van opzet, bedrog of zware fout.
De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht; voor Terugkerende diensten tot de in de laatste 12 maanden voor die dienst gefactureerde bedragen, met een absoluut maximum van €5.000. Deze beperkingen gelden niet in geval van opzet, bedrog of zware fout van Opdrachtnemer, noch voor schade door dood of lichamelijk letsel, die overeenkomstig het dwingend recht niet worden uitgesloten of beperkt.
De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het maken en bewaren van back-ups van zijn eigen gegevens.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige gegevens van de Opdrachtgever, noch uit diensten of software van derden.
Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen een redelijke termijn na ontdekking schriftelijk aan Opdrachtnemer is gemeld.
De in dit artikel opgenomen uitsluitingen en beperkingen gelden niet voor zover zij de nakoming van een wezenlijke verbintenis van Opdrachtnemer die de kern van de overeenkomst uitmaakt, in feite zouden uithollen. In dat geval blijft de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot de vergoeding van de voorzienbare, directe en rechtstreekse schade, met behoud van de overige bepalingen van dit artikel voor zover het dwingend recht dit toelaat.

Artikel 14. Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de wil van een partij die de nakoming van haar verplichtingen verhindert, waaronder ziekte, stroomuitval, internet- of netwerkstoringen, storingen of uitval bij hosting- of andere externe providers, cyberincidenten en pandemie.
Bij overmacht worden de verplichtingen van de getroffen partij opgeschort zolang de situatie duurt. De betrokken partij brengt de andere partij zo snel mogelijk op de hoogte.
Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn. Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.

Artikel 15. Duur en beëindiging

Eenmalige opdrachten eindigen bij oplevering en aanvaarding. Terugkerende diensten kunnen door beide partijen worden beëindigd met een opzegtermijn van 30 dagen tegen het einde van de lopende periode.
Bij beëindiging blijven reeds gefactureerde en verschuldigde bedragen verschuldigd.
Opdrachtnemer kan de overeenkomst per direct beëindigen bij wanbetaling, misleiding, of bij insolventie of faillissement van de Opdrachtgever.

Artikel 16. Overdracht en onderaanneming

De Opdrachtgever kan de overeenkomst niet aan een derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer mag voor de uitvoering een beroep doen op onderaannemers, met behoud van zijn eigen verantwoordelijkheid.

Artikel 17. Overgang van Robicue (CommV) naar BV

Opdrachtnemer bevindt zich in een transitiefase waarbij de activiteiten van Robicue CommV (BE 0777.321.178) zullen worden voortgezet in een nog op te richten besloten vennootschap (hierna “de BV”) met dezelfde bedrijfsleiding.
Opdrachtnemer stelt de Opdrachtgever ten minste 30 dagen vóór de effectieve overdracht schriftelijk in kennis van de overdracht, van de effectieve datum ervan en van de juridische gegevens van de BV.
Vanaf de effectieve datum neemt de BV alle rechten en verplichtingen van Robicue CommV uit de lopende overeenkomst(en) integraal over, aan ongewijzigde voorwaarden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Deze algemene voorwaarden blijven onverkort van toepassing tussen de Opdrachtgever en de BV, zonder dat een nieuwe aanvaarding vereist is.
De Opdrachtgever die niet akkoord gaat met de overdracht, kan de betrokken overeenkomst opzeggen tegen de effectieve datum van de overdracht, mits schriftelijke kennisgeving binnen 30 dagen na de mededeling bedoeld in punt 2. Bij gebreke aan opzegging binnen die termijn wordt de Opdrachtgever geacht met de overdracht in te stemmen.
Door de overdracht wordt Robicue CommV bevrijd van de overgedragen verplichtingen, met uitzondering van verplichtingen die op het ogenblik van de overdracht reeds opeisbaar waren.

Artikel 18. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen worden bij voorkeur minnelijk opgelost.
Bij geschillen zijn de rechtbanken van Oost-Vlaanderen, afdeling Oudenaarde, bevoegd.

Artikel 19. Slotbepalingen

Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht; partijen vervangen de getroffen bepaling door een geldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.
De offerte, het contract, de eventueel bijhorende bijlagen (waaronder een scope- of requirementsdocument en een verwerkersovereenkomst) en deze voorwaarden vormen samen de volledige overeenkomst tussen partijen, en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken hierover. De in Artikel 2 bepaalde rangorde is van toepassing.
Het niet (onmiddellijk) afdwingen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.
Kennisgevingen tussen partijen gebeuren schriftelijk, per brief of e-mail.

Artikel 20. Wijzigingen van deze voorwaarden

Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor deze voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen.
De voorwaarden die van toepassing zijn op een opdracht, zijn steeds de versie die is gevoegd bij of waarnaar wordt verwezen in de offerte, het contract of de factuur die de Opdrachtgever heeft aanvaard of ondertekend. Deze versie heeft voorrang op elke andere versie, met inbegrip van de versie die op de website is gepubliceerd.
Op elke nieuwe offerte, opdracht, contract of factuur zijn de voorwaarden van toepassing zoals gevoegd bij of vermeld in dat document. Door een offerte of contract te aanvaarden of te ondertekenen, of door een factuur zonder tijdig protest te behouden, aanvaardt de Opdrachtgever de daarbij horende versie van deze voorwaarden.
Voor een reeds lopende opdracht blijft de bij die opdracht aanvaarde versie gelden tot bij de oplevering en aanvaarding ervan, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Voor Terugkerende diensten geldt bij elke stilzwijgende verlenging de op dat ogenblik geldende versie van deze voorwaarden, op voorwaarde dat Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarvan ten minste 30 dagen vóór de verlenging schriftelijk in kennis stelt. De Opdrachtgever die de nieuwe versie niet aanvaardt, kan de betrokken dienst opzeggen tegen het einde van de lopende periode.
Bij tegenstrijdigheid tussen verschillende versies primeert steeds de versie die deel uitmaakt van het door de Opdrachtgever laatst aanvaarde of ondertekende document voor de betrokken opdracht.

Artikel 21. Bijzondere bepalingen voor consumenten

Dit artikel geldt uitsluitend wanneer de Opdrachtgever een Consument is. Bij tegenstrijdigheid met een ander artikel primeert dit artikel. Geen enkele bepaling van deze voorwaarden ontneemt de Consument de rechten die hij dwingend ontleent aan het Wetboek van economisch recht en andere consumentenbeschermende regels.

Herroepingsrecht. Bij een op afstand of buiten de verkoopruimten gesloten overeenkomst beschikt de Consument in beginsel over 14 kalenderdagen om de overeenkomst zonder opgave van reden te herroepen. Vraagt de Consument uitdrukkelijk om de uitvoering te laten aanvangen vóór het einde van die termijn, dan is hij bij herroeping een bedrag verschuldigd dat evenredig is aan wat reeds werd geleverd; bij volledige uitvoering met zijn voorafgaande instemming vervalt het herroepingsrecht.
Wettelijke garantie. De wettelijke conformiteitsgarantie blijft onverkort gelden. De termijnen en beperkingen van Artikel 6 doen daaraan geen afbreuk.
Laattijdige betaling. In afwijking van Artikel 7.5 stuurt Opdrachtnemer bij laattijdige betaling eerst een kosteloze herinnering. Pas na het verstrijken van 14 kalenderdagen na verzending van die herinnering kunnen een nalatigheidsintrest en een forfaitair schadebeding lopen, binnen de toepasselijke wettelijke maxima. Deze regeling is wederkerig: is Opdrachtnemer een bedrag aan de Consument verschuldigd en betaalt hij niet tijdig terug, dan heeft de Consument recht op een gelijkwaardige vergoeding.
Protesttermijnen. De termijnen in de Artikelen 6.2 en 7.4 gelden ten aanzien van de Consument als indicatief en doen geen afbreuk aan zijn wettelijke rechten.
Bevoegde rechtbank. In afwijking van Artikel 18.3 is voor geschillen met een Consument de rechter bevoegd van de woonplaats van de Consument, of, naar keuze van de Consument, de rechter van de plaats van uitvoering van de overeenkomst.
Overdracht van de onderneming. De overdracht bedoeld in Artikel 17 kan ten aanzien van een Consument slechts gebeuren met voorafgaande kennisgeving en met behoud van het opzegrecht van Artikel 17.4.
Aansprakelijkheid. In afwijking van Artikel 13 gelden de daarin opgenomen uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid tegenover een Consument slechts voor zover het dwingend consumentenrecht dit toelaat. Opdrachtnemer blijft tegenover de Consument volledig aansprakelijk voor schade die het gevolg is van de niet-nakoming van een wezenlijke verbintenis of van een fout van Opdrachtnemer - ook een lichte fout - in de mate dat een uitsluiting of beperking daarvan door het dwingend recht verboden is.

Vragen over deze voorwaarden?

Neem contact op via info@robic.be.